Der Wecker klingelt noch nicht einmal richtig, da kommt schon die erste Nachricht: eine kurzfristige Krankmeldung, eine Stunde vor Schichtbeginn. Was folgt, kennt jeder, der ein Team im Einzelhandel führt: Anrufe, Nachfragen, Absagen, wieder Anrufe. Am Ende steht meist eine Lösung, aber sie hat eine volle Stunde gekostet, in der eigentlich anderes zu tun gewesen wäre.
Warum kurzfristige Ausfälle anders sind als geplante
Langfristige Freiwünsche lassen sich gut planen. Die vorhandene Personalplanungssoftware bildet das in der Regel zuverlässig ab. Kurzfristige Ausfälle sind ein anderes Problem: Sie lassen sich nicht vorplanen, sie müssen innerhalb von Minuten oder Stunden gelöst werden, und genau diese Dringlichkeit macht sie so aufwändig. Wer ist heute verfügbar, wer bringt die passenden Fähigkeiten mit, wer wurde diese Woche schon zu oft gefragt. Diese Fragen lassen sich nicht im Voraus beantworten, sie müssen im Moment geklärt werden, meist während der Markt gleichzeitig geöffnet und besetzt bleiben muss.
Die zuständige Person muss dafür praktisch rund um die Uhr erreichbar sein. Nicht weil die Aufgabe kompliziert ist, sondern weil niemand vorhersagen kann, wann sie ansteht.
Was an dieser Aufgabe wirklich so lange dauert
- Verfügbarkeit klären Wer hat heute überhaupt Zeit, ohne dass es die eigene Erholungszeit oder einen anderen Termin verdrängt.
- Fähigkeiten abgleichen Nicht jede Vertretung passt für jede Aufgabe, gerade an der Kasse oder in spezialisierten Bereichen.
- Fairness im Blick behalten Wer wurde diese Woche schon einmal kurzfristig gefragt, damit die Belastung nicht immer an denselben Personen hängen bleibt.
- Zusage einholen und bestätigen Bis eine verbindliche Zusage steht, sind oft mehrere Personen durchtelefoniert worden.
Was sich daran ändern lässt
Keiner dieser vier Schritte muss zwingend manuell ablaufen. Der Baustein Ausfallmanagement von Markt mit System bündelt Ausfälle zentral und leitet sie automatisiert an passende Mitarbeitende weiter. Meldet sich jemand zurück, gilt die Vertretung automatisch als geklärt. Erst wenn innerhalb eines an die Dringlichkeit angepassten Zeitfensters keine Rückmeldung kommt, wird an die zuständige Personalführung eskaliert, statt dass von Anfang an eine Stunde Telefonieren nötig ist.
Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Baustein Ausfallmanagement.
Baustein ansehen