Onboarding klingt nach einem großen Wort für einen kleinen Vorgang: eine neue Mitarbeiterin kommt an Bord, füllt ein Formular aus, bekommt einen Vertrag. In der Praxis ist genau dieser unscheinbare Vorgang einer der Punkte, an denen sich Verwaltungsaufwand im Markt am stärksten bemerkbar macht.
Ausgangslage
Der klassische Ablauf: Ein Papierformular wird ausgefüllt, mit Name, Adresse, IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Kontaktdaten. Dieses Formular wandert anschließend von Hand in ein digitales System, oft an eine andere Person, die die Daten ein zweites Mal eintippt. Fehler bei der Übertragung, etwa eine falsch abgeschriebene Ziffer in der IBAN oder ein Zahlendreher in der Steuer-ID, fallen häufig erst auf, wenn es schon Konsequenzen hat. Bis der eigentliche Arbeitsvertrag daraus entsteht, vergehen oft mehrere Tage, weil sich niemand am Stück Zeit dafür nehmen kann.
Die Lösung
Im Rahmen des Bausteins Personalverwaltung von Markt mit System füllt die neue Mitarbeiterin ihre Daten stattdessen selbst aus: am iPad im Markt oder über einen Link von unterwegs. IBAN- und Bankdaten werden automatisch erkannt und geprüft, sensible Felder wie Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer werden maskiert gespeichert. Aus den geprüften Daten entsteht automatisch der passende Arbeitsvertrag als Word-Dokument, direkt aus echten Mustervorlagen, ohne erneute Abschrift.
Vorher
Papierformular → manuelle Zweiteingabe → Fehlerrisiko bei der Übertragung → Vertragserstellung wartet auf freie Kapazität.
Nachher
Digitaler Fragebogen → automatische Prüfung → Vertrag entsteht direkt aus den geprüften Daten, ohne erneute Abschrift.
Erfahrung aus dem Piloteinsatz
Im laufenden Piloteinsatz bei EDEKA Göcke in Recke zeigt sich vor allem eines deutlich: Aus einem Vorgang, der sich früher über mehrere Tage zog und mehrfaches Nachfassen brauchte, ist ein Ablauf geworden, der in einem Zug erledigt wird, inklusive Vier-Augen-Prinzip und revisionssicherem Audit-Log für Nachweispflichten. Belastbare Zeit- und Kostenzahlen aus mehreren Monaten Praxisbetrieb werden systematisch mitgeschrieben und an dieser Stelle ergänzt, sobald sie ausgewertet sind.
Der eigentliche Gewinn ist nicht in erster Linie Geschwindigkeit, sondern Verlässlichkeit: Niemand muss mehr nachfragen, „ist der Vertrag schon fertig?". Der Status ist jederzeit klar ersichtlich.
Wie der digitale Personalfragebogen und die automatische Vertragserzeugung im Detail funktionieren, zeigt der Baustein Personalverwaltung.
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