Wer an DSGVO denkt, denkt an Cookie-Banner, Newsletter-Häkchen und Onlineshops. Was dabei leicht untergeht: Die Verordnung gilt genauso für Daten, die ganz klassisch offline erfasst werden, der handschriftlich ausgefüllte Personalfragebogen, die Liste am schwarzen Brett, die Bewerbungsunterlage im Aktenordner. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist es egal, ob das über ein Formular im Internet oder auf Papier am Küchentisch passiert.
Warum das im Markt besonders oft untergeht
In der Praxis ist genau dieser Bereich erfahrungsgemäß am stiefmütterlichsten behandelt, wenn er überhaupt aktiv angegangen wird. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil im Tagesgeschäft eines Marktes selten Zeit bleibt, sich mit Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechten oder Löschkonzepten für Papierunterlagen zu beschäftigen. Der Fragebogen liegt im Ordner, der Ordner im Regal, und wer genau wann Zugriff darauf hatte, lässt sich im Nachhinein kaum noch rekonstruieren.
Papierunterlagen
Wer hatte Zugriff, wie lange werden sie aufbewahrt, wo werden sie am Ende sicher entsorgt?
Verteilte Zuständigkeit
Ohne feste Zuständigkeit trägt oft niemand die Verantwortung wirklich durchgehend.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Wer eine Änderung wann vorgenommen hat, ist auf Papier kaum belastbar zu dokumentieren.
Ein Schritt, der beides zugleich löst
Der eigentliche Vorteil, wenn ein Prozess wie die Personalverwaltung digitalisiert wird, ist deshalb nicht nur Zeitersparnis. Er bringt Datenschutz automatisch mit: ein digitaler Fragebogen lässt sich mit klaren Zugriffsrechten versehen, jede Änderung nachvollziehbar dokumentieren, sensible Felder maskiert statt im Klartext speichern. Was vorher eine offene Frage war, wird durch die Digitalisierung selbst beantwortet, ohne dass dafür ein separates Datenschutzprojekt nötig wäre.
Datenschutz ist bei Markt mit System kein nachträglicher Zusatz, sondern ein Grundprinzip, das wir uns selbst auferlegt haben, und an dem wir uns messen lassen wollen. Dazu gehört auch, das nicht nur zu behaupten, sondern durch eine externe Prüfung zu belegen.
Warum das für den ganzen Marktalltag gilt, nicht nur für einen Bereich
Der Effekt beschränkt sich nicht auf die Personalverwaltung. Sobald mehrere Bereiche des Marktalltags über ein System statt über verstreute Einzellösungen laufen, wird Datenschutz nicht mehr für jeden Bereich neu erfunden, sondern einmal sauber mitgedacht und durchgehend angewendet. Genau das ist ein struktureller Vorteil der EDEKA-Welt: IBS data protection ist nicht nur bei Göcke, sondern für den gesamten Verbund bereits als externer Datenschutzbeauftragter bekannt. Ein Kaufmann, der Markt mit System einsetzt, muss diesen Ansprechpartner also in aller Regel nicht neu suchen.
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